Surat tunjuk sebab adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan untuk meminta penjelasan pekerja berkenaan sesuatu kesalahan atau pelanggaran. Sebagai pekerja, menjawab surat tunjuk sebab dengan sopan dan profesional adalah penting untuk mempertahankan diri serta mengelakkan tindakan disiplin yang lebih berat. Berikut adalah panduan lengkap cara menjawab surat tunjuk sebab.
Artikel berkaitan: Contoh Surat tunjuk Sebab.
1. Baca dan Fahami Surat Tunjuk Sebab
Sebelum menjawab, baca surat tersebut dengan teliti untuk memahami:
- Alasan dikeluarkan: Kenal pasti kesalahan atau isu yang dinyatakan.
- Tempoh masa menjawab: Pastikan anda menjawab dalam tempoh yang diberikan.
- Maklumat yang diperlukan: Berikan penjelasan yang diminta secara jelas dan terperinci.
2. Gunakan Format Surat Rasmi
📚Join Whatsapp Channel Info Pelajar untuk lebih bahan rujukan belajar.
Pastikan jawapan anda ditulis dalam format surat rasmi. Ini termasuk:
- Tajuk surat: Contohnya, “Jawapan Kepada Surat Tunjuk Sebab Bertarikh [Tarikh]”.
- Maklumat pengirim dan penerima: Sertakan nama penuh dan jawatan anda, serta nama pihak yang mengeluarkan surat.
baca juga: Contoh Surat Rasmi.
3. Nyatakan Fakta dengan Jelas
Semasa menjawab, pastikan anda:
- Akui kesalahan (jika benar): Jika anda memang bersalah, akui dengan jujur dan nyatakan kesediaan untuk memperbaiki kesilapan.
- Berikan alasan munasabah: Jika terdapat faktor tertentu yang menyebabkan kesalahan, jelaskan secara profesional tanpa menyalahkan pihak lain.
- Tolak dakwaan (jika tidak bersalah): Jika anda tidak bersalah, nyatakan dengan tegas dan sertakan bukti sokongan jika ada.
4. Tunjukkan Kesungguhan untuk Memperbaiki
Akhiri surat dengan menyatakan kesediaan anda untuk memperbaiki kesalahan dan memastikan ia tidak berulang. Ini menunjukkan anda bertanggungjawab dan serius untuk belajar daripada kesilapan.
baca juga: Cara Solat Tarawih.
Contoh Surat Jawapan Tunjuk Sebab
[Nama Penuh Anda]
[Jawatan Anda]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Tarikh]
Kepada:
[Nama Pihak yang Mengeluarkan Surat]
[Jawatan]
[Nama Syarikat]
Perkara: Jawapan Kepada Surat Tunjuk Sebab Bertarikh [Tarikh Surat Tunjuk Sebab]
Dengan segala hormatnya,
Saya merujuk kepada surat tunjuk sebab bertarikh [tarikh surat tunjuk sebab] yang telah saya terima berkenaan [nyatakan isu/kesalahan].
Pertama sekali, saya ingin mengucapkan terima kasih atas peluang yang diberikan untuk menjelaskan perkara ini. [Jelaskan situasi dengan jelas, contohnya:]
Pada tarikh kejadian [nyatakan tarikh], saya telah [nyatakan tindakan yang dilakukan]. Walaupun tindakan tersebut adalah tidak disengajakan, saya akui bahawa ia telah melanggar peraturan syarikat. Sebab utama perkara ini berlaku adalah [nyatakan sebab].
Saya ingin memohon maaf atas kesilapan ini dan memberi jaminan bahawa saya akan mengambil langkah sewajarnya untuk memastikan perkara ini tidak berulang. Sebagai langkah pembetulan, saya akan [nyatakan tindakan yang akan diambil, contohnya: menghadiri latihan, meningkatkan pemantauan kerja, dsb.].
Sekali lagi, saya memohon maaf di atas kesalahan ini dan berharap agar pihak syarikat dapat menerima penjelasan saya. Saya juga bersedia untuk berbincang lanjut sekiranya terdapat keperluan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penuh Anda]
[Jawatan Anda]
5. Tips Tambahan
- Elakkan sikap defensif: Jangan membalas dengan nada menyalahkan pihak lain.
- Tepati masa: Pastikan surat dihantar sebelum tarikh akhir.
- Tulis dengan sopan: Gunakan bahasa formal dan elakkan emosi dalam penulisan.
Kesimpulan
Menjawab surat tunjuk sebab dengan profesionalisme menunjukkan kesungguhan anda untuk menyelesaikan isu dan memperbaiki diri. Pastikan jawapan anda ringkas tetapi padat dengan fakta yang jelas. Ini boleh membantu meningkatkan kepercayaan majikan terhadap anda.
