Contoh Surat Tunjuk Sebab
Nama Pekerja
Alamat Pekerja
No. Telefon
Tarikh
Kepada,
Nama Majikan/Penyelia
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Tuan/Puan,
PER: SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KETIDAKHADIRAN TANPA NOTIS PADA [TARIKH]
Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
- Saya, [Nama Pekerja], ingin memohon maaf atas ketidakhadiran saya ke tempat kerja pada [tarikh ketidakhadiran]. Saya sedar bahawa tindakan saya ini telah menyalahi peraturan syarikat dan memberi impak negatif kepada tugasan serta rakan sekerja lain. Oleh yang demikian, saya ingin menjelaskan sebab-sebab ketidakhadiran saya pada tarikh tersebut.
- Pada hari berkenaan, saya menghadapi keadaan kecemasan yang tidak dapat dielakkan. [Terangkan situasi kecemasan, contohnya: “Saya telah terlibat dalam kemalangan jalan raya yang menyebabkan saya cedera dan terpaksa mendapatkan rawatan di hospital” atau “Saya mengalami masalah kesihatan yang mendadak dan terpaksa mendapatkan rawatan perubatan segera”]. Keadaan ini menyebabkan saya tidak dapat memberi notis awal kepada pihak tuan/puan.
- Saya sedar bahawa ketidakhadiran saya tanpa notis telah melanggar polisi syarikat mengenai kehadiran dan disiplin pekerja. Saya berjanji bahawa perkara ini tidak akan berulang pada masa akan datang. Saya juga akan berusaha untuk lebih bertanggungjawab dalam mematuhi peraturan syarikat serta memberi notis awal sekiranya terdapat sebarang masalah yang boleh menjejaskan kehadiran saya ke tempat kerja.
- Saya amat berharap agar pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan penjelasan saya ini dan memberi peluang kepada saya untuk terus berkhidmat di syarikat ini. Saya bersedia untuk menerima sebarang tindakan disiplin yang sewajarnya mengikut peraturan syarikat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(Nama Pekerja)
(Nombor Pekerja)
Surat tunjuk sebab ini merupakan contoh yang biasa digunakan dalam situasi ketidakhadiran tanpa notis. Adalah penting untuk surat ini ditulis dengan jujur, jelas, dan penuh tanggungjawab bagi menunjukkan kesungguhan pekerja dalam menangani isu disiplin yang berlaku. Pastikan surat tersebut dihantar secepat mungkin selepas ketidakhadiran berlaku untuk menunjukkan komitmen terhadap peraturan syarikat.
boleh dapati surat ini dalam format pdf di sini.
Untuk format DOCX (Microsoft Words) yang boleh diedit, boleh perolehi di sini:
Panduan Contoh Surat Tunjuk Sebab
Surat tunjuk sebab adalah salah satu medium komunikasi rasmi yang digunakan oleh majikan dan pekerja dalam situasi tertentu. Surat ini biasanya diperlukan apabila seorang pekerja telah melanggar peraturan syarikat, seperti ketidakhadiran tanpa notis, kelewatan, kesilapan kerja, atau sebarang tingkah laku yang dianggap tidak mematuhi etika pekerjaan. Tujuan utama surat tunjuk sebab adalah untuk memberikan penjelasan kepada majikan mengenai sebab-sebab di sebalik tingkah laku atau tindakan tertentu yang diambil oleh pekerja.
Bagi pekerja, surat tunjuk sebab adalah peluang untuk mempertahankan diri dan memberikan penjelasan yang sah. Surat ini juga memberi peluang kepada pekerja untuk menunjukkan rasa tanggungjawab dan kesediaan untuk memperbaiki kesilapan. Dalam banyak kes, penjelasan yang diberikan melalui surat tunjuk sebab dapat membantu meringankan hukuman disiplin atau mencegah tindakan yang lebih serius, seperti pemecatan.
Surat tunjuk sebab harus ditulis dengan nada yang profesional dan sopan. Ia penting untuk menyatakan fakta dengan jelas dan tepat, tanpa memberikan alasan yang tidak munasabah atau cuba menyalahkan pihak lain. Ini kerana surat tunjuk sebab adalah dokumen rasmi yang akan menjadi rekod dalam fail pekerjaan pekerja.
Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih lanjut mengenai cara menulis surat tunjuk sebab yang efektif, mengapa ia penting, dan bagaimana cara untuk memastikan surat tersebut memenuhi standard komunikasi korporat.
Mengapa Surat Tunjuk Sebab Diperlukan
Surat tunjuk sebab diperlukan dalam pelbagai situasi di tempat kerja, terutamanya apabila pekerja didapati melanggar peraturan atau prosedur syarikat. Ketidakhadiran tanpa notis adalah salah satu contoh biasa di mana majikan mungkin meminta surat tunjuk sebab. Dalam situasi seperti ini, majikan ingin mengetahui sebab sebenar di sebalik ketidakhadiran tersebut dan menilai sama ada alasan yang diberikan adalah munasabah dan dapat diterima.
Selain ketidakhadiran, surat tunjuk sebab juga mungkin diminta dalam kes-kes lain seperti kelewatan yang kerap, kegagalan untuk menyiapkan tugasan dalam tempoh yang ditetapkan, atau tingkah laku tidak profesional di tempat kerja. Surat ini membolehkan majikan memahami keadaan dan membuat keputusan yang adil berdasarkan maklumat yang diberikan. Dengan memberikan penjelasan, pekerja dapat menunjukkan bahawa mereka sedar akan kesilapan yang dilakukan dan bersedia untuk memperbaikinya.
Kepentingan surat tunjuk sebab juga terletak pada dokumentasi. Surat ini akan menjadi sebahagian daripada rekod pekerjaan pekerja, yang mungkin dirujuk pada masa depan jika terdapat isu disiplin lain. Oleh itu, pekerja perlu memastikan bahawa penjelasan yang diberikan adalah jujur, jelas, dan tepat, untuk mengelakkan sebarang kesalahpahaman.
Kepentingan surat tunjuk sebab:
- Menyediakan penjelasan rasmi kepada majikan.
- Membantu dalam proses penilaian disiplin.
- Menjadi rekod dalam fail pekerjaan pekerja.
- Membolehkan pekerja menunjukkan tanggungjawab dan kesediaan untuk memperbaiki kesilapan.
Cara Menulis Surat Tunjuk Sebab
Menulis surat tunjuk sebab memerlukan pendekatan yang berhati-hati dan profesional. Langkah pertama adalah memulakan surat dengan format yang betul, termasuk maklumat peribadi pekerja seperti nama, alamat, dan nombor telefon. Ini diikuti dengan tarikh surat tersebut ditulis. Selepas itu, surat perlu dialamatkan kepada majikan atau penyelia yang berkenaan, dengan menggunakan nama dan jawatan yang tepat. Menyediakan tajuk surat yang jelas seperti “Surat Tunjuk Sebab Atas Ketidakhadiran Tanpa Notis” akan memudahkan penerima memahami tujuan surat tersebut.
Isi kandungan surat tunjuk sebab harus dimulakan dengan permohonan maaf daripada pekerja dan pengakuan terhadap kesilapan yang telah dilakukan. Ini menunjukkan kesedaran dan tanggungjawab pekerja terhadap peraturan syarikat. Selepas itu, penjelasan yang terperinci mengenai sebab-sebab kesilapan atau pelanggaran tersebut perlu diberikan. Adalah penting untuk menjelaskan keadaan dengan jelas tanpa mengelak daripada tanggungjawab.
Akhir sekali, surat tunjuk sebab perlu diakhiri dengan komitmen untuk memperbaiki kesilapan dan langkah-langkah yang akan diambil oleh pekerja untuk mengelakkan kejadian yang sama daripada berulang. Pekerja juga boleh menyatakan kesediaan mereka untuk menerima sebarang tindakan disiplin yang diambil oleh syarikat. Surat harus diakhiri dengan tanda tangan pekerja dan nama penuh mereka.
Langkah menulis surat tunjuk sebab:
- Mulakan dengan format surat yang betul.
- Berikan permohonan maaf dan pengakuan terhadap kesilapan.
- Jelaskan sebab-sebab kesilapan dengan terperinci.
- Nyatakan komitmen untuk memperbaiki kesilapan dan langkah-langkah seterusnya.
Contoh Situasi Memerlukan Surat Tunjuk Sebab
Terdapat pelbagai situasi di tempat kerja yang mungkin memerlukan pekerja untuk menulis surat tunjuk sebab. Salah satu situasi yang paling biasa adalah ketidakhadiran tanpa notis. Sebagai contoh, jika seorang pekerja tidak hadir ke tempat kerja selama beberapa hari tanpa memberitahu majikan atau tanpa memberikan sebab yang sah, majikan berhak untuk meminta surat tunjuk sebab. Ini adalah untuk memahami sama ada terdapat alasan yang munasabah di sebalik ketidakhadiran tersebut dan untuk memastikan bahawa pekerja sedar akan tanggungjawab mereka.
Kelewatan berulang kali juga merupakan sebab biasa mengapa surat tunjuk sebab diperlukan. Pekerja yang sering datang lewat ke tempat kerja mungkin diminta memberikan penjelasan mengenai alasan kelewatan mereka. Dalam situasi ini, surat tunjuk sebab memberikan peluang kepada pekerja untuk menjelaskan masalah mereka dan mencari penyelesaian yang boleh diterima oleh kedua-dua pihak.
Selain itu, tingkah laku tidak profesional atau pelanggaran etika kerja juga boleh membawa kepada permintaan surat tunjuk sebab. Sebagai contoh, seorang pekerja yang terlibat dalam pertengkaran dengan rakan sekerja di tempat kerja mungkin diminta untuk menjelaskan tindakan mereka melalui surat tunjuk sebab. Surat ini membantu majikan memahami konteks situasi dan mengambil tindakan yang sesuai.
Situasi memerlukan surat tunjuk sebab:
- Ketidakhadiran tanpa notis.
- Kelewatan berulang kali ke tempat kerja.
- Tingkah laku tidak profesional atau pelanggaran etika kerja.
- Kesilapan dalam tugasan atau laporan kerja.
Tips Menulis Surat Tunjuk Sebab yang Efektif
Untuk memastikan surat tunjuk sebab yang ditulis adalah efektif dan dapat diterima oleh majikan, terdapat beberapa tips yang boleh diikuti. Pertama, pastikan surat ditulis dengan nada yang sopan dan profesional. Elakkan daripada menggunakan bahasa yang kasar atau menyalahkan pihak lain. Ini kerana tujuan surat tunjuk sebab adalah untuk memberikan penjelasan, bukan untuk mencetuskan konflik atau menambah masalah.
Kedua, sertakan fakta yang jelas dan tepat dalam surat. Nyatakan situasi sebenar yang menyebabkan kesilapan atau pelanggaran peraturan, dan elakkan daripada memberikan alasan yang tidak munasabah. Jika terdapat bukti atau dokumen sokongan, seperti laporan perubatan atau surat pengesahan, lampirkan bersama surat tunjuk sebab untuk menyokong penjelasan yang diberikan.
Ketiga, tunjukkan rasa kesal dan komitmen untuk memperbaiki kesilapan. Majikan akan lebih bersimpati jika pekerja menunjukkan bahawa mereka benar-benar menyesali tindakan mereka dan bersedia untuk membuat perubahan. Nyatakan langkah-langkah yang akan diambil untuk memastikan kejadian yang sama tidak berulang pada masa hadapan.
Tips menulis surat tunjuk sebab:
- Gunakan nada sopan dan profesional.
- Nyatakan fakta yang jelas dan tepat.
- Sertakan dokumen sokongan jika ada.
- Tunjukkan komitmen untuk memperbaiki kesilapan.
Kesimpulan
Surat tunjuk sebab adalah alat penting dalam komunikasi korporat yang membantu dalam pengurusan disiplin di tempat kerja. Ia memberikan peluang kepada pekerja untuk memberikan penjelasan mengenai tindakan atau kesilapan yang telah dilakukan, serta untuk menunjukkan tanggungjawab mereka. Dalam menulis surat tunjuk sebab, adalah penting untuk memastikan bahawa surat ditulis dengan nada yang profesional, memberikan penjelasan yang jelas dan tepat, serta menunjukkan kesediaan untuk memperbaiki kesilapan.
Dengan mengikuti panduan dan tips yang diberikan, pekerja boleh menulis surat tunjuk sebab yang efektif dan membantu dalam meringankan tindakan disiplin yang mungkin diambil oleh majikan. Surat ini bukan sahaja melindungi kepentingan pekerja tetapi juga membantu mengekalkan keharmonian di tempat kerja.
Dalam situasi yang memerlukan surat tunjuk sebab, ingatlah untuk:
- Menulis dengan jujur dan tepat.
- Menggunakan format surat rasmi yang betul.
- Menyediakan dokumen sokongan jika perlu.
- Menunjukkan kesediaan untuk memperbaiki dan belajar daripada kesilapan.
