Contoh Minit Mesyuarat (Ringkas dan padat) 2025

Minit mesyuarat adalah dokumen penting dalam mana-mana pertemuan rasmi. Ia berfungsi sebagai rekod rasmi yang mencatat butiran perbincangan, keputusan, dan tindakan yang dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat. Kepentingannya tidak hanya terbatas pada merekodkan peristiwa, tetapi juga sebagai rujukan untuk tindakan susulan dan pemantauan perkembangan projek atau aktiviti yang berkaitan.

Apa itu Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat adalah catatan rasmi yang direkodkan semasa mesyuarat berlangsung. Ini termasuklah segala perbincangan, keputusan yang dicapai, serta tindakan susulan yang perlu diambil. Minit ini bertindak sebagai dokumen rujukan untuk staf dan kakitangan bagi memudahkan mereka menyemak semula agenda atau tindakan yang perlu dilakukan. Minit mesyuarat juga penting sebagai perlindungan undang-undang atau peraturan, memantau perkembangan dan kemajuan projek, merangsang tindakan kerja, dan sebagai rujukan serta rekod peristiwa atau sejarah organisasi.

Format Minit Mesyuarat

1. Maklumat Mesyuarat
   • Tajuk: Mesyuarat Bulanan Unit Pemasaran
   • Tarikh: 15 Januari 2024
   • Masa: 2.30 petang
   • Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, Ibu Pejabat XYZ
2. Senarai Kehadiran dan Ketidakhadiran
   • Hadir: [Nama-nama ahli yang hadir]
   • Tidak Hadir: [Nama-nama ahli yang tidak hadir berserta alasan]
3. Perutusan Pengerusi
   • [Ringkasan ucapan alu-aluan dan perkara penting yang disebut oleh pengerusi]
4. Pengesahan Minit Mesyuarat Sebelumnya
   • [Butiran pengesahan minit mesyuarat lepas]
5. Perkara-Perkara Berbangkit
   • [Senarai dan diskusi mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan]
6. Pembentangan Kertas Kerja
   • [Ringkasan kertas kerja yang dibentangkan]
7. Perbincangan
   • [Butiran perbincangan berkenaan topik mesyuarat]
8. Hal-Hal Lain
   • [Butiran lain yang dibincangkan yang tidak terkandung dalam agenda]
9. Penutup
   • [Kata-kata penutup oleh pengerusi dan tarikh mesyuarat seterusnya]

Contoh Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Program Lawatan ke Rumah Anak Yatim

Maklumat Mesyuarat

• Tajuk: Mesyuarat Perancangan Program Lawatan ke Rumah Anak Yatim
• Tarikh: 20 Februari 2024
• Masa: 3.00 petang
• Tempat: Bilik Mesyuarat, Pejabat Kebajikan Masyarakat XYZ

Senarai Kehadiran

• Hadir: Encik Ali (Pengerusi), Puan Siti (Setiausaha), Encik Abu (Bendahari), dan ahli jawatankuasa
• Tidak Hadir: Tiada

Perutusan Pengerusi

• Encik Ali membuka mesyuarat dengan ucapan alu-aluan dan menyatakan tujuan mesyuarat adalah untuk merancang lawatan ke Rumah Anak Yatim Al-Khair.

Pengesahan Minit Mesyuarat Sebelumnya

• Minit mesyuarat sebelumnya disahkan tanpa sebarang pindaan.

Perkara-Perkara Berbangkit

• Diskusi mengenai bajet dan sumber yang diperlukan untuk program.
• Cadangan aktiviti yang akan dijalankan semasa lawatan.

Pembentangan Kertas Kerja

• Puan Siti membentangkan kertas kerja mengenai atur cara lawatan dan senarai aktiviti.

Perbincangan

• Perbincangan mengenai tanggungjawab setiap ahli jawatankuasa.
• Penentuan tarikh dan masa lawatan.
• Diskusi mengenai pengangkutan dan logistik.

Hal-Hal Lain

• Cadangan untuk mengumpul sumbangan dan derma untuk Rumah Anak Yatim Al-Khair.
• Perbincangan mengenai promosi dan publisiti program.

Penutup

• Encik Ali menutup mesyuarat dengan ucapan terima kasih dan mengingatkan semua ahli tentang kepentingan kerjasama. Mesyuarat akan disambung pada 27 Februari 2024, jam 3.00 petang.

---

Minit mesyuarat ialah dokumen rasmi yang merekodkan butiran perbincangan dan keputusan yang dibuat dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu disusun dengan jelas dan teratur bagi memastikan semua ahli mesyuarat memahami tindakan yang perlu diambil. Jika anda ingin melihat contoh surat rasmi lain yang sering digunakan, boleh rujuk surat tidak hadir ke sekolah sebagai panduan.

Selain minit mesyuarat, dokumen rasmi juga diperlukan dalam pelbagai urusan pekerjaan. Contohnya, bagi kakitangan yang ingin mengambil cuti panjang, mereka boleh menggunakan surat mohon cuti tanpa gaji. Manakala bagi mereka yang ingin menamatkan perkhidmatan, surat berhenti kerja boleh dijadikan rujukan dalam menulis surat perletakan jawatan secara rasmi.